FEELGOOD – Beratung

Setze Deine Zeitfresser auf Diät!

Es gibt viele Gelegenheiten für Zeitfresser, uns das kostbarste Gut zu stehlen: ZEIT. Wir können unsere Aufgaben und Termine noch so gut planen, Störungen treten immer unvorhersehbar auf. Diese unliebsamen Unterbrechungen können von außen kommen, jedoch stören wir uns auch manchmal selber in unserem Arbeitsfluss. Vielleicht testest Du einmal die folgenden 3 Gegenstrategien für Zeitfresser:

 1. Das Parkinson’sche Gesetz:

Dieses Gesetz wird auch manchmal als das Gas-Prinzip bezeichnet und besagt, dass sich eine Aufgabe im gleichen Maß ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht. Wenn wir also einer Aufgabe eine bestimmte Zeit einräumen, wird die Erledigung auch genau so viel Zeit in Anspruch nehmen. Vielen begegnet dieses Phänomen jedes Jahr wieder bei der Steuererklärung, die wir schieben und schieben und schieben und dann doch erst Ende Mai erledigen.

Im Umkehrschluss heißt dies: Verknappt man die Zeit, wird auf magische Weise auch weniger Zeit benötigt.
Hierbei spielen zwei Prinzipien eine Rolle:

  • wir arbeiten zielgerichteter und konzentrieren uns auf das optimale Minimum
  • wir lassen uns weniger ablenken

Wie bei allen Dingen, die wir neu ausprobieren gilt auch hier: wähle eine Aufgabe die keine zu große Konsequenz hat, wenn es danebengeht.

Und noch ein Hinweis: aus psychologischer Sicht benötigt man 27 Versuche um entscheiden zu können „das ist was für mich oder nicht“.

 

2. Konzentration auf das Wesentliche:

Wer sich schon einmal mit Zeitmanagement auseinandergesetzt hat, der kommt am Eisenhower-Prinzip nicht vorbei. Bei diesem Vorgehen, von dem nicht klar ist, ob der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower es selbst praktiziert oder gelehrt hat, geht es um Priorisierung und die Unterscheidung zwischen „Dringendem“ und „Wichtigem“.

Eigentlich ganz einfach, oder? In der Realität drängeln sich jedoch häufig die dringenden Themen vor. Auch überlasen wir die Entscheidung manchmal den Kollegen, die am nervigsten quengeln oder dem Zufall.

Es gilt also festzustellen, was wirklich das Dringendste für diesen Tag ist und erst dann mit einer weiteren Aufgabe zu beginnen, wenn diese erledigt ist. Genau das ist übrigens das Geheimnis sehr erfolgreicher Menschen.

Der Zeitmanagement-Papst Lothar Seiwert gibt folgenden Tipp:

  1. Die 10 Aufgaben notieren, die heute erledigt werden müssen.
  2. Dann für jede Aufgabe die folgenden Fragen beantworten und anschließend in eine Reihenfolge bringen:
    1. Bringt mich diese Aufgabe meinem Ziel näher?
    2. Hätte es negative Konsequenzen, wenn ich sie nicht bearbeite?
    3. Ist die Aufgabe wirklich wichtig oder nur eilig?
    4. Würde ich die Aufgabe auch erledigen, wenn ich nur die Hälfte der Zeit zur Verfügung hätte?
    5. Lässt mich die Aufgabe glücklicher, kreativer oder zufriedener werden?

Je mehr Fragen mit „ja“ beantwortet werden, desto wichtiger ist die Aufgabe.

Hierbei wird auch die Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität relevant:

Effizient bedeutet die Dinge richtig tun.

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge tun.

Falls Dir jetzt schwindelig geworden ist –mir geht es zumindest bei dem Thema manchmal so– noch einmal anders ausgedrückt: Wenn wir unwichtige oder gar falsche Aufgaben effizient bearbeiten, werden sie dadurch dennoch nicht wichtiger und führen uns nicht zum Ziel.

D.h. es gilt unbedingt zuerst zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wesentlich sind, um diese dann effizient in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu bearbeiten.

Bei diesem Thema geht es um Disziplin und zwar wie es im Buddhistischen verstanden wird, nämlich nicht im Sinne von fleißig, sondern die Konzentration auf das Wesentliche gerichtet zu halten.

Also: Mut zum Risiko!

 3. Keine Selbstablenkung:

Die Gelegenheiten für Selbstablenkung sind in Zeiten von Internet, Social Media und Smartphone sehr vielfältig und lauern überall. Dies ist schier ein Schlaraffenland für Zeitfresser, denn genauso wie bei Unterbrechungen von außen muss sich unser Gehirn immer wieder neu in die Aufgabe eindenken und das kostet Zeit!

Hier gilt:

  • Schalte überall wo es möglich ist (und das ist überall) Eingangssignal-Töne stumm und stelle visuelle Signale aus  -ggf. die IT fragen.
  • Lege das Handy bei der Erledigung von wichtigen Aufgaben stumm geschaltet in die Schublade.
  • Vereinbare mit Dir selber, dass Du –komme, was da wolle– diese jetzt anstehende Aufgabe bis zum Ende erledigst, ehe Du etwas anderes anfängst oder tust und teile dies auch allen Störenfrieden von außen freundlich aber bestimmt mit.
  • Mache Dir bei unliebsamen Aufgaben das Belohnungssystem im Gehirn zunutze und gönne Dir nach der Erledigung etwas Angenehmes, z.B. eine Tasse Kaffee oder ein Plausch mit den Kollegen.

Und zu guter Letzt noch eins: Vergiss Multitasking, denn die neuesten neurowissenschaftlichen Untersuchungen belegen, dass unser Gehirn, und zwar egal ob weiblich oder männlich, einfach nicht in der Lage ist, sich auf zwei Dinge gelichzeitig zu konzentrieren. Unsere Aufmerksamkeit ist begrenzt und die Folgen sind eine erhöhte Fehlerquote, sinkende Reaktionsgeschwindigkeit, mehr Stress und schlechte Ergebnisse. Am Ende sind wir also langsamer, wenn wir zwei Dinge auf einmal machen, als wenn wir sie nacheinander erledigt hätten. In Zahlen: Multitasking senkt unsere Effizienz um 40%.

 

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